สำนักงนอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ


การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความและเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการการบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็วปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือระบบการสื่อสาร โทรคมนาคมซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่าถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้นประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง



ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

1. สนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติจะทำให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จึงทำให้องค์กรของพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์


2. เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร


3. ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์


4. ช่วยให้การควบคุมการปฏิบัติงานของสำนักงานดีขึ้น เนื่องจากผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ละเอียด และถูกต้อง ซึ่งคำนวณจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ


5. การเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ


6. ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร


7. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน


8. สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งออกได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ

1. งานด้านการจัดการเอกสาร

• การประมวณผลคำ


• การประมวลภาพ


• การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ


• การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา


• การเก็บรักษา

2. งานด้านการจัดการข่าวสาร

• โทรสาร


• E-mail


• voice mail

3. งานด้านการประชุมทางไกล

• การประชุมด้วยภาพและเสียง


• การประชุมด้วยเสียง


• การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์


• โทรทัศน์ภายใน


• ระบบสื่อสารทางไกล

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน

• คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ


• การนำเสนอ


• กระดานข่าวสาร


• โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม


• ระบบการจัดระเบียบงาน

แหล่งที่มา http://gotoknow.org/blog/yellowwork2/206738?class=yuimenuitemlabel

http://www.janburi.buu.ac.th/~winai/files/OA/week_2/Lecture1Introduction%20to%20OA.ppt#40