วันจันทร์ที่ 2 มีนาคม พ.ศ. 2552

ระบบสำนักงานอัตโนมัติของบริษัทไปรษณีย์บางคนที












ระบบสารสนเทศของบริษัท ไปรษณีย์บางคนที

1. การเก็บข้อมูลข่าวสารของ บริษัท ไปรษณีย์ รายการต่างๆ ที่ให้บริการจะถูกบันทึกไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัท
2. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อบริษัท
3. จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
4. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
5. การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา ทางไปรษณีย์ก็ได้มีเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อที่จะจัดทำเอกสารให้มีสำเนาหลายชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ข้อมูลต่างๆได้รวดเร็วขึ้น
6. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา
7. การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูลหรือสถานให้บริการทางด้านข้อมูลต่างๆ ของบริษัท ไปรษณีย์ ก็คือจะมีการติดต่อทางด้าน เว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์ จากศูนย์ใหญ่
8. ระบบสนับสนุนของบริษัท ไปรษณีย์ คือ โปรแกรมทีช่วยในการทำงานการให้บริการต่างๆของบริษัทไปรษณย์เป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะ มีการอัพเดทโปรแกรมตลอดเวลาจากเว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์
9. ใน 1วันก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆ ว่ามีจำนวนเท่าไรและทางบริษัทไปรษณีย์จากศูนย์ใหญ่ก็จะดึงข้อมูลจกาบริษัทไปรษณีย์ไป และในแต่ละเดือนก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆส่งบริษัทไปรษณีย์ ศูนย์ใหญ่




ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ของบริษัทไปรษณีย์บางคนที ประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ

1. มีระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. มีการสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. มีการรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วประเทศจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4.มีระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
5. มีการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ



ระบบรักษาความปลอดภัย ของปบริษัทไปรษณีย์บางคนที

1. มีระบบโทรศัพท์วงจรปิด
2. มีโปรแกรมป้องกันความปลอดภัยทางด้านข้อมูลโดยการติดตั้งโปรแกรมสแกนไวรัส
3. มีเครื่องเตือนป้องกันอัคคีภัย
4. มีระบบป้องกันอัคคีภัย โดยในไปรษณีย์จะมีถังดับเพลิง 2จุด คือ ทางด้านหน้าและด้านในของตัวอาคาร
5. มีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยจะมีการเข้าใช้งานเมื่อใด พนักงานต้องเข้ารหัสของตนเองเสมอ
6. มีเครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง โดยจะมี2เครื่อง คือ


  • เครื่องที่หนึ่งอยู่ที่เครื่องเก็บข้อมูลของไปรษณีย์

  • เครื่องที่สองอยู่ทางด้านหน้าเคาเตอร์

การส่ง EMS ของบริษัทไปรษณีย์บางคนทีมีอยู่ 2 แบบคือ

1. ส่งเป็นสิ่งของ คิดอัตราค่าบริการส่งเป็นจำนวนน้ำหนักของสิ่งของ
2. ส่งเป็นเอกสาร

ส่งแบบเป็นสิ่งของ

ขั้นตอนการส่งของ



  • ปิดถุงพัสดุตอนเย็น พัสดุที่ส่งทั้งหมดจะเดินทางตั้งแต่ตอนเย็น

  • แต่ละภาคจะมีศูนย์ไปรษณีย์ เพื่อแยกพัสดุออกไปตามภาคต่าง ๆ (ซึ่งอาจตกค้างอยู่ตรงนี้ ก็เป็นได้ เนื่องจากช่วงนั้นๆ พัสดุเยอะมาก)

  • กรณีนี้ใกล้กับ กทม. รถขนส่งอาจวิ่งเข้ามาศูนย์ไปรษณีย์ที่หลักสี่

  • พัสดุ ของกรุงเทพ จะถูกแยกลง แล้วเข้าสู่กระบวนการ เตรียมจัดส่งสู่ผู้รับ

  • ซึ่งกว่าพัสดุจะถึงมือบุรุษฯ ก็ต้องใช้เวลาอีก 1 วัน หรือเร็วกว่านั้น

  • ส่วนเรื่องส่งของ วันเสาร์-ทิตย์ พัสดุธรรมดาจะค้างอยู่ก่อน แต่ EMS จะเดินทางวันอาทิตย์

  • ส่งของตั้งแต่วันพุธ ถ้าพรุ่งนี้ไม่ได้ เช็คย้อนเลย

ส่งแบบเป็นเอกสาร EMS

ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนไปส่งที่ไปรษณีย์


1. รับหนังสือส่งออกจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องการส่งหนังสือด่วนเพื่อให้ถึงจุดหมายอย่างรวดเร็ว
2. พิมพ์ซองจดหมาย
3. ติดสติ๊กเกอร์ EMS ไปรษณีย์ด่วนพิเศษที่ซองจดหมาย
4. เขียนใบตอบรับ EMS ในประเทศ และติดสติ๊กเกอร์ EMS ที่ใบตอบรับด้วยเพื่อให้ใบตอบ

  • รับส่งกลับถึงหน่วยงานอย่างรวดเร็ว โดยบริเวณด้านล่างใบตอบรับควรวงเล็บชื่องาน

  • ฝากส่งและเลขหนังสือส่งออก เพื่อเป็นหลักฐานและคืนงานเมื่อใบตอบรับส่งกลับ

5. กรอกข้อมูลจดหมายยด่วนพิเศษลงในใบส่งของทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินเชื่อ โดยใส่ข้อมูล ชื่อ-นามสกุลผู้รับ รหัสไปรษณีย์ เลขบริการ (13 หลัก ) ดูได้จากซองจดหมายในช่องEMS
6. นำมาส่งจดหมายที่ไปรษณีย์


ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนหน้าเคาน์เตอร์


1.พนักงานก็จะรับเอกสารที่จะส่งมาแล้ว ยิงบาโค้ด EMS ใส่รหัส
2.กรอบข้อมูล
2.ได้แสตป์แล้วก็ติดลงที่เอกสารทีจะส่ง
3.แล้วก็คิดเงินตามอัตราค่าส่ง
4.รอใบเสร็จออกแล้วก็ให้ใบเสร็จแก่ลูกค้า