ระบบสำนักงานอัตโนมัติของบริษัทไปรษณีย์บางคนที

ระบบสารสนเทศของบริษัท ไปรษณีย์บางคนที

1. การเก็บข้อมูลข่าวสารของ บริษัท ไปรษณีย์ รายการต่างๆ ที่ให้บริการจะถูกบันทึกไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัท
2. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อบริษัท
3. จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
4. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
5. การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา ทางไปรษณีย์ก็ได้มีเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อที่จะจัดทำเอกสารให้มีสำเนาหลายชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ข้อมูลต่างๆได้รวดเร็วขึ้น
6. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา
7. การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูลหรือสถานให้บริการทางด้านข้อมูลต่างๆ ของบริษัท ไปรษณีย์ ก็คือจะมีการติดต่อทางด้าน เว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์ จากศูนย์ใหญ่
8. ระบบสนับสนุนของบริษัท ไปรษณีย์ คือ โปรแกรมทีช่วยในการทำงานการให้บริการต่างๆของบริษัทไปรษณย์เป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะ มีการอัพเดทโปรแกรมตลอดเวลาจากเว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์
9. ใน 1วันก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆ ว่ามีจำนวนเท่าไรและทางบริษัทไปรษณีย์จากศูนย์ใหญ่ก็จะดึงข้อมูลจกาบริษัทไปรษณีย์ไป และในแต่ละเดือนก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆส่งบริษัทไปรษณีย์ ศูนย์ใหญ่

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ของบริษัทไปรษณีย์บางคนที ประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ

1. มีระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. มีการสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. มีการรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วประเทศจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4.มีระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
5. มีการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

ระบบรักษาความปลอดภัย ของปบริษัทไปรษณีย์บางคนที

1. มีระบบโทรศัพท์วงจรปิด
2. มีโปรแกรมป้องกันความปลอดภัยทางด้านข้อมูลโดยการติดตั้งโปรแกรมสแกนไวรัส
3. มีเครื่องเตือนป้องกันอัคคีภัย
4. มีระบบป้องกันอัคคีภัย โดยในไปรษณีย์จะมีถังดับเพลิง 2จุด คือ ทางด้านหน้าและด้านในของตัวอาคาร
5. มีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยจะมีการเข้าใช้งานเมื่อใด พนักงานต้องเข้ารหัสของตนเองเสมอ
6. มีเครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง โดยจะมี2เครื่อง คือ

• เครื่องที่หนึ่งอยู่ที่เครื่องเก็บข้อมูลของไปรษณีย์


• เครื่องที่สองอยู่ทางด้านหน้าเคาเตอร์
  

การส่ง EMS ของบริษัทไปรษณีย์บางคนทีมีอยู่ 2 แบบคือ

1. ส่งเป็นสิ่งของ คิดอัตราค่าบริการส่งเป็นจำนวนน้ำหนักของสิ่งของ
2. ส่งเป็นเอกสาร

ส่งแบบเป็นสิ่งของ

ขั้นตอนการส่งของ

• ปิดถุงพัสดุตอนเย็น พัสดุที่ส่งทั้งหมดจะเดินทางตั้งแต่ตอนเย็น


• แต่ละภาคจะมีศูนย์ไปรษณีย์ เพื่อแยกพัสดุออกไปตามภาคต่าง ๆ (ซึ่งอาจตกค้างอยู่ตรงนี้ ก็เป็นได้ เนื่องจากช่วงนั้นๆ พัสดุเยอะมาก)


• กรณีนี้ใกล้กับ กทม. รถขนส่งอาจวิ่งเข้ามาศูนย์ไปรษณีย์ที่หลักสี่


• พัสดุ ของกรุงเทพ จะถูกแยกลง แล้วเข้าสู่กระบวนการ เตรียมจัดส่งสู่ผู้รับ


• ซึ่งกว่าพัสดุจะถึงมือบุรุษฯ ก็ต้องใช้เวลาอีก 1 วัน หรือเร็วกว่านั้น


• ส่วนเรื่องส่งของ วันเสาร์-ทิตย์ พัสดุธรรมดาจะค้างอยู่ก่อน แต่ EMS จะเดินทางวันอาทิตย์


• ส่งของตั้งแต่วันพุธ ถ้าพรุ่งนี้ไม่ได้ เช็คย้อนเลย

ส่งแบบเป็นเอกสาร EMS

ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนไปส่งที่ไปรษณีย์

1. รับหนังสือส่งออกจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องการส่งหนังสือด่วนเพื่อให้ถึงจุดหมายอย่างรวดเร็ว
2. พิมพ์ซองจดหมาย
3. ติดสติ๊กเกอร์ EMS ไปรษณีย์ด่วนพิเศษที่ซองจดหมาย
4. เขียนใบตอบรับ EMS ในประเทศ และติดสติ๊กเกอร์ EMS ที่ใบตอบรับด้วยเพื่อให้ใบตอบ

• รับส่งกลับถึงหน่วยงานอย่างรวดเร็ว โดยบริเวณด้านล่างใบตอบรับควรวงเล็บชื่องาน


• ฝากส่งและเลขหนังสือส่งออก เพื่อเป็นหลักฐานและคืนงานเมื่อใบตอบรับส่งกลับ
  

5. กรอกข้อมูลจดหมายยด่วนพิเศษลงในใบส่งของทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินเชื่อ โดยใส่ข้อมูล ชื่อ-นามสกุลผู้รับ รหัสไปรษณีย์ เลขบริการ (13 หลัก ) ดูได้จากซองจดหมายในช่องEMS
6. นำมาส่งจดหมายที่ไปรษณีย์

ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนหน้าเคาน์เตอร์

1.พนักงานก็จะรับเอกสารที่จะส่งมาแล้ว ยิงบาโค้ด EMS ใส่รหัส
2.กรอบข้อมูล
2.ได้แสตป์แล้วก็ติดลงที่เอกสารทีจะส่ง
3.แล้วก็คิดเงินตามอัตราค่าส่ง
4.รอใบเสร็จออกแล้วก็ให้ใบเสร็จแก่ลูกค้า

การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงาน

คาวมหมายของรีเอ็นจิเนียริ่ง

ไมเคิล แฮมเมอร์ ได้เขียนหนังสือชื่อ Reengineering The Corporation ในปี 1993 ริเอ็นจิเนียริ่ง หรือ การรื้อปรับระบบ มีความหมายหลายความหมาย ดังนี้

1. หมายถึง การเริ่มต้นกันใหม่โดยไม่ยึดติดกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต จนถึงปัจจุบัน การทิ้งกระบวนการที่ทำมายาวนาน แล้วหากระบวนการใหม่ที่ทันสมัย ตามที่สภาพงานในขณะนั้นต้องการ


2. หมายถึง การพิจารณาพื้นฐานและการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอีกครั้ง อย่างถอนรากถอนโคน (Radical redesign) เพื่อก่อให้เกิดการปรับปรุงที่ยิ่งใหญ่ ไม่ติดอยู่กับกฎข้อบังคับเดิม


3. หมายถึง รูปแบบการนำกระบวนการบริหารจัดการใหม่ มาแทนกระบวนการที่ใช้อยู่เดิมอย่างถอนรากถอนโคน เป็นการคิดค้นหากระบวนการดำเนินกิจกรรมขึ้นมาใหม่ การรีเอ็นจิเนียริ่งเป็นสิ่งที่ต้องทำทั้งองค์กร ทั้งการตลาด การผลิต บุคลากร การบริการและทุกระบบ ที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพแก่องค์การ ซึ่งมีหลักการในการรีเอ็นจิเนียริ่ง 3 ประการ คือ

• กระบวนการใดที่มีปัญหาหนักมากที่สุด


• กระบวนการใดส่งผลกระทบต่อลูกค้าของบริษัทมากที่สุด


• ความเป็นไปได้ที่จะประสบผู้สำเร็จในการเอ็นจิเนียริ่งกระบวนการนั้น

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง มีดังนี้

1. ใช้กลยุทธ์เป็นตัวนำ


2. ต้องอาศัยริเริ่มและการบังคับบัญชา โดยผู้บริหารระดับสูง เพราะการรีเอ็นจิเนียริ่ง เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานหลายหน่วยงาน


3. สร้างบรรยากาศของความเร่งด่วน


4. การออกแบบกระบวนการจากภายนอก เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นปัจจัยนำไปสู่ความสำเร็จ


5. การดำเนินการกับที่ปรึกษา ควรให้เข้ามาร่วมงานตั้งแต่ต้นจนจบ ฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญในองค์การเพื่อถ่ายทอดให้ถึงระดับล่าง


6. การผนวกกิจกรรมของระดับบนสู่ระดับล่างกับกิจกรรมของระดับล่างขึ้นสู่ระดับบนเข้าด้วยกัน

แหล่งที่มา :http://www.itie.org/eqi/modules.php?name=Forums&file=viewtopic&p=93821