วันจันทร์ที่ 17 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

ระบบที่ถูกนำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ






1.การจัดทำเอกสาร

เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น
ทำให้ลดการใช้กระดาษ

2.การนัดหมาย

การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้

3.การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน

4.การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป

การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (Teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น

แหล่งที่มา http://itsc2506.igetweb.com/?mo=3&art=181650

ไม่มีความคิดเห็น: