วันจันทร์ที่ 17 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

ระบบที่ถูกนำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ






1.การจัดทำเอกสาร

เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น
ทำให้ลดการใช้กระดาษ

2.การนัดหมาย

การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้

3.การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน

4.การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป

การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (Teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น

แหล่งที่มา http://itsc2506.igetweb.com/?mo=3&art=181650

วันอังคารที่ 11 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

สำนักงนอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ


การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความและเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการการบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็วปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือระบบการสื่อสาร โทรคมนาคมซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่าถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้นประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง



ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ


  1. สนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติจะทำให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จึงทำให้องค์กรของพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์

  2. เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร

  3. ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์

  4. ช่วยให้การควบคุมการปฏิบัติงานของสำนักงานดีขึ้น เนื่องจากผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ละเอียด และถูกต้อง ซึ่งคำนวณจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ

  5. การเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  6. ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร

  7. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน

  8. สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งออกได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ



1. งานด้านการจัดการเอกสาร

  • การประมวณผลคำ

  • การประมวลภาพ

  • การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ

  • การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา

  • การเก็บรักษา

2. งานด้านการจัดการข่าวสาร
  • โทรสาร

  • E-mail

  • voice mail

3. งานด้านการประชุมทางไกล
  • การประชุมด้วยภาพและเสียง

  • การประชุมด้วยเสียง

  • การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์

  • โทรทัศน์ภายใน

  • ระบบสื่อสารทางไกล

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน
  • คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ

  • การนำเสนอ

  • กระดานข่าวสาร

  • โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม

  • ระบบการจัดระเบียบงาน

แหล่งที่มา http://gotoknow.org/blog/yellowwork2/206738?class=yuimenuitemlabel
http://www.janburi.buu.ac.th/~winai/files/OA/week_2/Lecture1Introduction%20to%20OA.ppt#40