วันจันทร์ที่ 2 มีนาคม พ.ศ. 2552

ระบบสำนักงานอัตโนมัติของบริษัทไปรษณีย์บางคนที












ระบบสารสนเทศของบริษัท ไปรษณีย์บางคนที

1. การเก็บข้อมูลข่าวสารของ บริษัท ไปรษณีย์ รายการต่างๆ ที่ให้บริการจะถูกบันทึกไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัท
2. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อบริษัท
3. จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
4. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
5. การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา ทางไปรษณีย์ก็ได้มีเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อที่จะจัดทำเอกสารให้มีสำเนาหลายชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ข้อมูลต่างๆได้รวดเร็วขึ้น
6. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา
7. การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูลหรือสถานให้บริการทางด้านข้อมูลต่างๆ ของบริษัท ไปรษณีย์ ก็คือจะมีการติดต่อทางด้าน เว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์ จากศูนย์ใหญ่
8. ระบบสนับสนุนของบริษัท ไปรษณีย์ คือ โปรแกรมทีช่วยในการทำงานการให้บริการต่างๆของบริษัทไปรษณย์เป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะ มีการอัพเดทโปรแกรมตลอดเวลาจากเว็ปไซต์ของบริษัทไปรษณีย์
9. ใน 1วันก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆ ว่ามีจำนวนเท่าไรและทางบริษัทไปรษณีย์จากศูนย์ใหญ่ก็จะดึงข้อมูลจกาบริษัทไปรษณีย์ไป และในแต่ละเดือนก็จะมีการสรุปยอดการให้บริการต่างๆส่งบริษัทไปรษณีย์ ศูนย์ใหญ่




ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ของบริษัทไปรษณีย์บางคนที ประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ

1. มีระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. มีการสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. มีการรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วประเทศจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4.มีระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
5. มีการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ



ระบบรักษาความปลอดภัย ของปบริษัทไปรษณีย์บางคนที

1. มีระบบโทรศัพท์วงจรปิด
2. มีโปรแกรมป้องกันความปลอดภัยทางด้านข้อมูลโดยการติดตั้งโปรแกรมสแกนไวรัส
3. มีเครื่องเตือนป้องกันอัคคีภัย
4. มีระบบป้องกันอัคคีภัย โดยในไปรษณีย์จะมีถังดับเพลิง 2จุด คือ ทางด้านหน้าและด้านในของตัวอาคาร
5. มีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยจะมีการเข้าใช้งานเมื่อใด พนักงานต้องเข้ารหัสของตนเองเสมอ
6. มีเครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง โดยจะมี2เครื่อง คือ


  • เครื่องที่หนึ่งอยู่ที่เครื่องเก็บข้อมูลของไปรษณีย์

  • เครื่องที่สองอยู่ทางด้านหน้าเคาเตอร์

การส่ง EMS ของบริษัทไปรษณีย์บางคนทีมีอยู่ 2 แบบคือ

1. ส่งเป็นสิ่งของ คิดอัตราค่าบริการส่งเป็นจำนวนน้ำหนักของสิ่งของ
2. ส่งเป็นเอกสาร

ส่งแบบเป็นสิ่งของ

ขั้นตอนการส่งของ



  • ปิดถุงพัสดุตอนเย็น พัสดุที่ส่งทั้งหมดจะเดินทางตั้งแต่ตอนเย็น

  • แต่ละภาคจะมีศูนย์ไปรษณีย์ เพื่อแยกพัสดุออกไปตามภาคต่าง ๆ (ซึ่งอาจตกค้างอยู่ตรงนี้ ก็เป็นได้ เนื่องจากช่วงนั้นๆ พัสดุเยอะมาก)

  • กรณีนี้ใกล้กับ กทม. รถขนส่งอาจวิ่งเข้ามาศูนย์ไปรษณีย์ที่หลักสี่

  • พัสดุ ของกรุงเทพ จะถูกแยกลง แล้วเข้าสู่กระบวนการ เตรียมจัดส่งสู่ผู้รับ

  • ซึ่งกว่าพัสดุจะถึงมือบุรุษฯ ก็ต้องใช้เวลาอีก 1 วัน หรือเร็วกว่านั้น

  • ส่วนเรื่องส่งของ วันเสาร์-ทิตย์ พัสดุธรรมดาจะค้างอยู่ก่อน แต่ EMS จะเดินทางวันอาทิตย์

  • ส่งของตั้งแต่วันพุธ ถ้าพรุ่งนี้ไม่ได้ เช็คย้อนเลย

ส่งแบบเป็นเอกสาร EMS

ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนไปส่งที่ไปรษณีย์


1. รับหนังสือส่งออกจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องการส่งหนังสือด่วนเพื่อให้ถึงจุดหมายอย่างรวดเร็ว
2. พิมพ์ซองจดหมาย
3. ติดสติ๊กเกอร์ EMS ไปรษณีย์ด่วนพิเศษที่ซองจดหมาย
4. เขียนใบตอบรับ EMS ในประเทศ และติดสติ๊กเกอร์ EMS ที่ใบตอบรับด้วยเพื่อให้ใบตอบ

  • รับส่งกลับถึงหน่วยงานอย่างรวดเร็ว โดยบริเวณด้านล่างใบตอบรับควรวงเล็บชื่องาน

  • ฝากส่งและเลขหนังสือส่งออก เพื่อเป็นหลักฐานและคืนงานเมื่อใบตอบรับส่งกลับ

5. กรอกข้อมูลจดหมายยด่วนพิเศษลงในใบส่งของทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินเชื่อ โดยใส่ข้อมูล ชื่อ-นามสกุลผู้รับ รหัสไปรษณีย์ เลขบริการ (13 หลัก ) ดูได้จากซองจดหมายในช่องEMS
6. นำมาส่งจดหมายที่ไปรษณีย์


ขั้นตอนการส่งเอกสาร EMS แบบเขียนหน้าเคาน์เตอร์


1.พนักงานก็จะรับเอกสารที่จะส่งมาแล้ว ยิงบาโค้ด EMS ใส่รหัส
2.กรอบข้อมูล
2.ได้แสตป์แล้วก็ติดลงที่เอกสารทีจะส่ง
3.แล้วก็คิดเงินตามอัตราค่าส่ง
4.รอใบเสร็จออกแล้วก็ให้ใบเสร็จแก่ลูกค้า

วันจันทร์ที่ 19 มกราคม พ.ศ. 2552

การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงาน

คาวมหมายของรีเอ็นจิเนียริ่ง

ไมเคิล แฮมเมอร์ ได้เขียนหนังสือชื่อ Reengineering The Corporation ในปี 1993 ริเอ็นจิเนียริ่ง หรือ การรื้อปรับระบบ มีความหมายหลายความหมาย ดังนี้
  1. หมายถึง การเริ่มต้นกันใหม่โดยไม่ยึดติดกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต จนถึงปัจจุบัน การทิ้งกระบวนการที่ทำมายาวนาน แล้วหากระบวนการใหม่ที่ทันสมัย ตามที่สภาพงานในขณะนั้นต้องการ

  2. หมายถึง การพิจารณาพื้นฐานและการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอีกครั้ง อย่างถอนรากถอนโคน (Radical redesign) เพื่อก่อให้เกิดการปรับปรุงที่ยิ่งใหญ่ ไม่ติดอยู่กับกฎข้อบังคับเดิม

  3. หมายถึง รูปแบบการนำกระบวนการบริหารจัดการใหม่ มาแทนกระบวนการที่ใช้อยู่เดิมอย่างถอนรากถอนโคน เป็นการคิดค้นหากระบวนการดำเนินกิจกรรมขึ้นมาใหม่ การรีเอ็นจิเนียริ่งเป็นสิ่งที่ต้องทำทั้งองค์กร ทั้งการตลาด การผลิต บุคลากร การบริการและทุกระบบ ที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพแก่องค์การ ซึ่งมีหลักการในการรีเอ็นจิเนียริ่ง 3 ประการ คือ
  • กระบวนการใดที่มีปัญหาหนักมากที่สุด

  • กระบวนการใดส่งผลกระทบต่อลูกค้าของบริษัทมากที่สุด

  • ความเป็นไปได้ที่จะประสบผู้สำเร็จในการเอ็นจิเนียริ่งกระบวนการนั้น
ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง มีดังนี้
  1. ใช้กลยุทธ์เป็นตัวนำ

  2. ต้องอาศัยริเริ่มและการบังคับบัญชา โดยผู้บริหารระดับสูง เพราะการรีเอ็นจิเนียริ่ง เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานหลายหน่วยงาน

  3. สร้างบรรยากาศของความเร่งด่วน

  4. การออกแบบกระบวนการจากภายนอก เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นปัจจัยนำไปสู่ความสำเร็จ

  5. การดำเนินการกับที่ปรึกษา ควรให้เข้ามาร่วมงานตั้งแต่ต้นจนจบ ฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญในองค์การเพื่อถ่ายทอดให้ถึงระดับล่าง

  6. การผนวกกิจกรรมของระดับบนสู่ระดับล่างกับกิจกรรมของระดับล่างขึ้นสู่ระดับบนเข้าด้วยกัน


แหล่งที่มา :http://www.itie.org/eqi/modules.php?name=Forums&file=viewtopic&p=93821


วันจันทร์ที่ 15 ธันวาคม พ.ศ. 2551

ประเทศภูฎาน



ภูฏาน (Bhutan) หรือชื่อทางการคือ ราชอาณาจักรภูฏาน (Kingdom of Bhutan) เป็นประเทศในภูมิภาคเอเชียใต้ที่มีขนาดเล็ก และมีภูเขาเป็นจำนวนมาก ตั้งอยู่ในเทือกเขาหิมาลัยระหว่างประเทศอินเดียกับจีน ชื่อในภาษาท้องถิ่นของประเทศคือ Druk Yul แปลว่า "ดินแดนของมังกรสายฟ้า (Land of the Thunder Dragon) " นอกจากนี้ยังเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า Druk Tsendhen เนื่องจากที่ภูฏาน เสียงสายฟ้าฟาดถือเป็นเสียงของมังกร ส่วนชื่อ ภูฏาน (Bhutan) มาจากคำสมาสในภาษาสันสกฤต ภู-อุฏฺฏาน อันมีความหมายว่า "แผ่นดินบนที่สูง

ประวัติศาสตร์

ในปี พ.ศ. 2173 ดรุกปา ลามะ ลี้ภัยจากทิเบตสู่ภูฏาน ต่อมาได้ตั้งตัวขึ้นเป็น ธรรมราชา ปกครองครองดินแดนด้วยระบบศาสนาเทวราช มีคณะรัฐมนตรีช่วย 4 ตำแหน่ง แม้ภูฏานจะพยายามแยกตัวอยู่อย่างโดดเดี่ยว แต่ต่อมาก็ถูกรุกรานจากประเทศเพื่อนบ้านโดยเฉพาะทิเบตอยู่หลายครั้งในช่วงพุทธศตวรรษที่ 22 ถึง 23 ในระยะต่อมาก็ยังถูกรุกรานโดยอังกฤษซึ่งมีอำนาจอยู่ในอินเดียก่อนที่จะได้เจรจาสงบศึกกัน ในปี พ.ศ. 2453

การเมือง

มีองค์พระมหากษัตริย์เป็นประมุข ภายใต้การปกครองโดย สมเด็จพระราชาธิบดีจิกมี เคเซอร์ นัมเกล วังชุก ทรงเป็นพระมหากษัตริย์ลำดับที่ 5 ของราชวงศ์วังชุก ทรงปกครองประเทศโดยมีคณะองคมนตรีเป็นที่ปรึกษา และสภาแห่งชาติที่เรียกว่า ซงดู (Tsongdu) ทำหน้าที่ในการออกกฎหมาย ประกอบด้วยสมาชิก 161 คน

  • สมาชิก 106 คน มาจากการเลือกตั้งโดยตรงจากประชาชน


  • สมาชิก 55 คน มาจากการแต่งตั้งของพระมหากษัตริย์

ในสมัยศวรรษที่ 17 นักบวช ซับดุง นาวัง นำเยล (Zhabdrung Ngawang Namgyal) ได้รวบรวมภูฏานให้เป็นปึกแผ่นและก่อตั้งเป็นประเทศขึ้น และในปี 2194 นักบวชซับดุงได้ริเริ่มการบริหารประเทศแบบสองระบบ คือ แยกเป็นฝ่ายฆราวาสและฝ่ายสงฆ์ ภูฏานใช้ระบบการปกครองดังกล่าวมาเป็นเวลากว่าสองศตวรรษ จนกระทั่งเมื่อวันที่ 17 ธันวาคม 2450 พระคณะที่ปรึกษาแห่งรัฐ ผู้ปกครองจากมณฑลต่าง ๆ ตลอดจนตัวแทนประชาชนได้มารวมตัวกันที่เมืองพูนาคา และทำการเลือกอย่างเป็นเอกฉันท์ให้ อูเก็น วังชุก (Ugyen Wangchuck) ซึ่งขณะนั้นเป็นผู้ปกครองเมืองตองซา (Trongsa) ขึ้นเป็นกษัตริย์องค์แรกของภูฏาน โดยดำรงตำแหน่งเป็นสมเด็จพระราชาธิบดีองค์แรกแห่งราชวงศ์วังชุก (Wangchuck) เนื่องจากคุณสมบัติที่โดดเด่นของพระองค์ตั้งแต่ครั้งยังทรงดำรงตำแหน่งเป็นผู้ปกครองเมืองตองซา ทรงมีลักษณะความเป็นผู้นำและเป็นผู้นำที่เคร่งศาสนาและมีความตั้งพระทัยแน่วแน่ที่จะยกระดับความเป็นอยู่ของประชาชนให้ดีขึ้น ราชวงศ์วังชุกปกครองประเทศภูฏานมาจนถึงปัจจุบันสมเด็จพระราชาธิบดีองค์ปัจจุบันคือ สมเด็จพระราชาธิบดีจิกมี เคเซอร์ นัมเกล วังชุก (Jigme Khesar Namgyal Wangchuck) ขึ้นครองราชสมบัติเมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2549 เป็นสมเด็จพระราชาธิบดีองค์ที่ 5 แห่งราชวงศ์วังชุก

วัฒนธรรม

การแข่งขันธนู เป็นการแข่งขันกีฬาที่สำคัญของชาวภูฏานภาษาประจำชาติ คือภาษาซองคา ซึ่งแต่เดิมเป็นภาษาท้องถิ่นแถบตะวันตกของภูฏาน ต่อมาได้กลายเป็นภาษาประจำชาติ เขียนด้วยอักษรทิเบต นอกจากนั้นมีการใช้ภาษาถิ่นที่ต่างไปในแต่ละพื้นที่ ภาษาของชาวภูฏานคล้ายภาษาทิเบตชาวเนปาลทางภาคใต้พูดภาษาเนปาลี ทางตะวันออกพูดภาษาชาชฮอป ภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่ใช้ทั่วไป

วันจันทร์ที่ 1 ธันวาคม พ.ศ. 2551

ไมโครคอมพิวเตอร์









ไมโครคอมพิวเตอร์ หมายถึง เครื่องประมวลผลข้อมูลขนาดเล็ก มีส่วนของหน่วยความจำและความเร็วในการประมวลผลน้อยที่สุด สามารถใช้งานได้ด้วยคนเดียว จึงมักถูกเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer : PC)

ปัจจุบัน ไมโครคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงกว่าในสมัยก่อนมาก อาจเท่ากับหรือมากกว่าเครื่องเมนเฟรมในยุคก่อน นอกจากนั้นยังราคาถูกลงมาก ดังนั้นจึงเป็นที่นิยมใช้มาก ทั้งตามหน่วยงานและบริษัทห้างร้าน ตลอดจนตามโรงเรียน สถานศึกษา และบ้านเรือน บริษัทที่ผลิตไมโครคอมพิวเตอร์ออกจำหน่ายจนประสบความสำเร็จเป็นบริษัทแรก คือ บริษัทแอปเปิลคอมพิวเตอร์

ไมโครคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็ก บางคนเห็นว่าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานส่วนบุคคล หรือเรียกว่า พีซี (Personal Computer : PC) สามารถใช้เป็นเครื่องต่อเชื่อมในเครือข่าย หรือใช้เป็นเครื่องปลายทาง (terminal) ซึ่งอาจจะทำหน้าที่เป็นเพียงอุปกรณ์รับและแสดงผลสำหรับป้อนข้อมูลและดูผลลัพธ์ โดยดำเนินการการประมวลผลบนเครื่องอื่นในเครือข่าย


เครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ จำแนกออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

  • แบบติดตั้งใช้งานอยู่กับที่บนโต๊ะทำงาน (Desktop Computer)
  • แบบเคลื่อนย้ายได้ (Portable Computer) สามารถพกพาติดตัว อาศัยพลังงานไฟฟ้าจากแบตเตอรี่จากภายนอก ส่วนใหญ่มักเรียกตามลักษณะของการใช้งานว่า Laptop Computer หรือ Notebook Computer

อาจจะกล่าวได้ว่าไมโครคอมพิวเตอร์ คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยประมวลผลกลางเป็นไมโครโพรเซสเซอร์ ใช้งานง่าย ทำงานในลักษณะส่วนบุคคลได้

สามารถแบ่งแยกไมโครคอมพิวเตอร์ตามขนาดของเครื่องได้ดังนี้


1. คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (desktop computer) เป็นไมโครคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็กถูกออกแบบมาให้ตั้งบนโต๊ะ มีการแยกชิ้นส่วนประกอบเป็น ซีพียู จอภาพ และแผงแป้งอักขระ



2. แล็ปท็อปคอมพิวเตอร์ (laptop computer) เป็นไมโครคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่วางใช้งานบนตักได้ จอภาพที่ใช้เป็นแบบแบนราบชนิดจอภาพผนึกเหลว (Liquid Crystal Display : LCD)น้ำหนักของเครื่องประมาณ 3-8 กิโลกรัม


3. โน้ตบุ๊คคอมพิวเตอร์ (notebook computer) เป็นไมโครคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดและความหนามากกว่าแล็ปท็อป น้ำหนักประมาณ 1.5-3 กิโลกรัม จอภาพแสดงผลเป็นแบบราบชนิดมีทั้งแบบแสดงผลสีเดียว หรือแบบหลายสี โน้ตบุ๊คที่มีขายทั่วไปมีประสิทธิภาพและความสามารถเหมือนกับแล็ปท็อป


4. ปาล์มท็อปคอมพิวเตอร์ (palmtop computer) เป็นไมโครคอมพิวเตอร์สำหรับทำงานเฉพาะอย่าง เช่นเป็นพจนานุกรม เป็นสมุดจนบันทึกประจำวัน บันทึกการนัดหมายและการเก็บข้อมูลเฉพาะบางอย่างที่สามารถพกพาติดตัวไปมาได้สะดวก






แหล่งที่มา http://www.school.net.th/library/snet1/hardware/index2.htm

http://pirun.ku.ac.th/~b4803044/UntitledFrameset-Total.html

http://www.bs.ac.th/2548/e_bs/G7/saisuree/index.html

วันจันทร์ที่ 17 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

ระบบที่ถูกนำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ






1.การจัดทำเอกสาร

เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น
ทำให้ลดการใช้กระดาษ

2.การนัดหมาย

การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้

3.การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน

4.การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป

การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (Teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น

แหล่งที่มา http://itsc2506.igetweb.com/?mo=3&art=181650

วันอังคารที่ 11 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

สำนักงนอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ


การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความและเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการการบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็วปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือระบบการสื่อสาร โทรคมนาคมซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่าถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้นประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง



ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ


  1. สนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติจะทำให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จึงทำให้องค์กรของพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์

  2. เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร

  3. ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์

  4. ช่วยให้การควบคุมการปฏิบัติงานของสำนักงานดีขึ้น เนื่องจากผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ละเอียด และถูกต้อง ซึ่งคำนวณจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ

  5. การเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  6. ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร

  7. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน

  8. สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งออกได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ



1. งานด้านการจัดการเอกสาร

  • การประมวณผลคำ

  • การประมวลภาพ

  • การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ

  • การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา

  • การเก็บรักษา

2. งานด้านการจัดการข่าวสาร
  • โทรสาร

  • E-mail

  • voice mail

3. งานด้านการประชุมทางไกล
  • การประชุมด้วยภาพและเสียง

  • การประชุมด้วยเสียง

  • การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์

  • โทรทัศน์ภายใน

  • ระบบสื่อสารทางไกล

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน
  • คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ

  • การนำเสนอ

  • กระดานข่าวสาร

  • โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม

  • ระบบการจัดระเบียบงาน

แหล่งที่มา http://gotoknow.org/blog/yellowwork2/206738?class=yuimenuitemlabel
http://www.janburi.buu.ac.th/~winai/files/OA/week_2/Lecture1Introduction%20to%20OA.ppt#40